DISEÑO DE UN

 PLAN

OPERATIVO

  1.    PRESENTACIÓN 

En el marco del Plan Estratégico de Cargo Container, se encuentra el Plan Operativo que busca consolidar, formalizar y empezar a operar dicha empresa, la cual nace, dentro del ámbito del comercio internacional y la logística.  Pero esto va más allá de la formalización y consolidación de Cargo, es decir también posicionar la empresa tanto nacional como internacionalmente y mantenerla a través del tiempo.  

2.  PROYECTO

A partir de conocimientos en el campo del Comercio Internacional nace el proyecto Cargo Container.  Este proyecto busca hacer de Cargo un agente de carga rentable, con altos estándares de calidad (Normas ISO, BASC, SGS), con sentido de empoderamiento, y buen servicio a los clientes.

 3.  MISIÓN 

La misión del Plan Operativo busca generar herramientas para la formalización de la empresa. Busca plantear uno a uno los pasos que se deben seguir para la legalización, posicionamiento y posterior generación de negocios y sobretodo la generación de regalías.

 4. VISIÓN 

En cuanto a la visión del Plan está en primer lugar la instauración del primer POA. Año tras año se fijan nuevas estrategias, porque cada día surgen nuevas tecnologías, nuevos tratados comerciales, nuevas oportunidades de negocio y nuevos clientes y con todo esto se hace imperiosa la necesidad de buscar nuevos horizontes combinados con un servicio excelente. 

5.  OBJETIVOS

Consolidación de patrimonio

Crecimiento sostenido

6.  METAS 

La principal meta es el sostenimiento de la empresa a través del tiempo, es trascender y lograr llevar a cabo el proyecto. No es dejarlo solamente en el papel, sino hacerlo realidad.

 7.   DOFA 

Debilidades:

-Falta de Eexperiencia.

-Falta de recursos económicos.

- Faltan contactos. 

Oportunidades:

- Mercado emergente.

- Firma del T.L.C.  con USA.

- Quizá la oportunidad más grande radica en que todos los días se mueven mercancías desde y hacia Colombia.  

- Se ven oportunidades de negocio; alianzas estratégicas. 

Fortalezas:

- La fortaleza más grande está en uno mismo, es decir en querer hacer las cosas, en llevar a cabo los proyectos.

- Hoy en día instituciones como la cámara de comercio y el Sena están llevando a cabo campañas  como Bogotá Emprende y Fondo Emprender. Estas herramientas son una gran oportunidad de generar empresa.

 - Cargo es una empresa joven, quizá basada en otras similares  pero con visión social, ética, de medio ambiente y de calidad con los diferentes clientes. 

Amenazas: 

- Altísimo nivel de  competencia.

- Buen nombre y tradición de las empresas existentes, y paradójicamente, lo que es una fortaleza por ser Cargo una empresa nueva, la convierte a su vez en una amenaza, pues como en el mercado Cargo no es conocida, podría pasar desapercibida y aduciendo sabiduría popular algunos dirían “es mejor malo conocido que bueno por conocer”.

-  Factores externos como orden público, infraestructura vial, etc. 

 8.  ESTRATEGIA 

Llevar a cabo alianzas estratégicas con empresas del sector, y así generar ingresos tanto para ellos como para nosotros, es decir para Cargo Container.Obtener certificaciones ISO, BASC y otras del ramo con el fin de ir ganando credibilidad. 

9.  TÁCTICAS

Asistencia a ferias como Sala Logística, Andinapack. Y desde luego contar con Proexport y las Cámaras de Comercio a nivel nacional. Precios competitivos. Calidad y servicio al cliente.

10.    INDICADORES DE GESTIÓN (B.S.C.) 

He tomado 4 indicadores que a mi juicio son los más importantes: 

·        Indicador de Gestión Financiera.

·        Indicador de Atención al Cliente.

·       Indicador de Procesos de Negocio.

·       Indicador de Innovación y Mejora. 

11.   NECESIDADES Ó REQUERIMENTOS 

Pienso que las necesidades básicas para dar inicio a cualquier proyecto son prácticamente las mismas, tales como tecnología (TIC’s), recurso humano, recurso financiero, recurso físico. En cuanto a los recursos físicos se necesita una sede para iniciar operaciones y para recibir las certificaciones respectivas.Los recursos financieros pueden provenir de Fondo Emprender, Bogotá Emprende, Bancóldex e inclusive de la Universidad los Libertadores y el programa de egresados.El recurso humano lo componen en principio una secretaria bilingüe, un mensajero y una persona de servicios generales. 

12.   COMPRAS

La naturaleza de mi proyecto y de mi plan operativo, salvo la venta de servicios no incluye elementos tales como distribución almacenamiento y transporte. Cargo Container es una empresa dedicada a la servucción, es decir a la producción de servicios. Cargo es un agente de carga que depende expresamente de los pedidos de un  cliente, independientemente de la clase de mercancía. El manejo de las mercancías, lo hace el propio cliente, dentro de sus instalaciones.

17. T.H. COACHING 

El talento humano como lo mencioné con anterioridad estará conformando en principio por una secretaria bilingüe, un mensajero y una persona encargada de servicios generales. Todos dependen de gerencia general.  Adicionalmente un contador y un revisor fiscal. 

18. TECNOLOGÍA 

Al ritmo del mundo de hoy la tecnología es un factor clave en el desarrollo de un proyecto empresarial y Cargo no puede ser la excepción a tan importante factor. Las TIC son la herramienta ideal para lograr un adecuado desarrollo tecnológico. Debe haber conectividad con la DIAN, el ministerio de industria y comercio, las cámaras de comercio, PROEXPORT, Corferias y las demás empresas del ramo.

 19. ADMINISTRATIVO 

El factor administrativo da cuenta del funcionamiento gerencial de la empresa, y de factores de crecimiento.  Actividades como la contratación de personal, la asistencia a ruedas de negocios y a ferias empresariales, la toma de decisiones, cronogramas de actividades entre otras son de directa responsabilidad administrativa del gerente. 

 20. FINANCIERO 

El factor financiero es uno de los tres pilares fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa sea cual fuere su actividad, es la columna vertebral no solo de la empresa sino del plan operativo, es el factor que permite adquirir tecnología, pagar nómina, arriendos o servicios entre otros.  Sin el financiero sería imposible llevar a cabo cualquier actividad empresarial incluyendo el mismo plan.  El financiero de Cargo consta de la consolidación de capital y patrimonio, pero sobretodo mantenerlos a través del tiempo.

21. CAPACITACIÓN 

La capacitación se divide en dos: La capacitación constante al personal de Cargo a nivel de empresa y también a nivel de formación tecnológica o profesional.  La otra parte de la capacitación consiste en la formación del gestor del proyecto, tal como asistencia a foros, conferencias, ferias de negocios entre otros.  Los temas a tratar en capacitación van desde normas de salud ocupacional hasta lo concerniente a normas ISO. 

22. VERIFICACIÓN

La verificación  esta ligada al seguimiento y de una forma u otra a la ejecución.  En la verificación se pueden advertir la veracidad y objetividad de los procesos que se están llevando a cabo dentro de Cargo. La verificación es un proceso importante dentro de las diferentes actividades de la empresa, pues con ella podemos medir de algún modo la efectividad de las mismas. 

23. CONTROL DE INVENTARIO 

El control de inventario es otro de los aspectos que no se encuentran contemplados dentro de las actividades de Cargo, ya que este ocurre dentro de las instalaciones de cada una de las instalaciones de los diferentes clientes. Quizá el control de inventarios dentro de Cargo se basa en el conteo de los elementos tales como computadores, impresoras, muebles, mesas, etc. 

24. PUBLICIDAD 

La publicidad de Cargo es quizá su serio compromiso con la calidad, es decir si un cliente habla bien de Cargo, le estará dando una publicidad positiva, cosa contraria ocurriría si un cliente queda insatisfecho. Un brochoure sencillo pero sustancioso podría ser una buena publicidad, así como también la asistencia a ferias de logística y comercio internacional, asistencia a ruedas de negocios, eventos entre otros. 

25. SERVICIO AL CLIENTE 

Este es un punto sumamente importante en el desarrollo del plan. Un buen servicio al cliente redundará también en buena publicidad como lo mencioné anteriormente. Al cliente se le pueden otorgar beneficios tales como descuentos, invitación a eventos, presentes durante aniversarios y fiestas de fin de año entre otros. El servicio al cliente debe ser integral; es decir mancomunar esfuerzos para brindarle calidad, precio, cumplimiento y un servicio, valga la redundancia, post servicio el cual debe incluir encuesta de prestación de servicio, orientación personalizada, para lograr siempre relaciones duraderas con los mismos.   

26. PLANEACIÓN 

La planeación es clave, porque si esta no esta debidamente definida no se llega a ninguna parte. La planeación es el eje del plan; define como se van a conseguir recursos financieros, físicos y humanos, define metas, objetivos, direccionamiento organizacional. Mejor dicho la planeación es el mismo plan operativo pero con el ingrediente fundamental que es el plan estratégico. Para Cargo esta etapa del proceso se esta dando con este diseño, con las guías vistas en clase y con los talleres de la universidad Los Libertadores. 

27. RECEPCIÓN

Este punto es otro de los que no se relaciona directamente con la actividad económica de Cargo. Podría relacionarlo con la recepción de documentación pero esta se realizaría casi  en su totalidad vía Internet. 

28. PRESUPUESTOS 

Los presupuestos van estrechamente ligados con el valor girado por las entidades financieras, sin embargo esto es directamente proporcional a la propuesta enviada a dichas entidades.  En pasadas oportunidades llegué a la conclusión de un presupuesto de 80 a 100 millones de pesos para iniciar operaciones.  

29. G Y P 

En este punto hablar de G y P es todavía inviable por cuanto Cargo no ha empezado a operar; de hecho aún no está legalmente constituida.  Al principio de cualquier negocio es claro que no se empieza ganando, pero el objetivo fundamental es sacar avante la empresa y llevarla por el camino de la prosperidad económica. 

30. RESPONSABLE DEL ÁREA 

En este punto del proceso de Plan Operativo y consolidación de proyecto el único responsable soy yo. Si Dios así lo quiere y lo dispone, en un futuro no tan lejano, seré el Gerente General de Cargo Container.  

31. CRONOGRAMA 

El cronograma consta de actividades de orden primario y son: Presentación del proyecto  a entidades financieras; Formalización oficial de la empresa ante la cámara de comercio y la DIAN; Formalización ante el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio; Establecimiento de alianzas estratégicas con otra empresa o empresas del ramo; Inicio de operaciones.

32. EJECUCIÓN 33. SEGUIMIENTO Y 34. EVALUACIÓN 

La ejecución seguimiento y evaluación, como lo mencione anteriormente están relacionadas no solo entre si, sino también con la verificación. Estas acciones son un bloque fundamental para la correcta orientación del Plan. Cuando se plasma la ejecución de una orden, se determina como va, si esta es veraz y objetiva y si se están obteniendo los resultados que se desean. 

35. AUDITORIA

La auditoria es la herramienta útil para medir las anteriores acciones. La auditoria sirve para ser mejores cada día. Mediante esta acción entidades como el Icontec, certificarán o por el contrario descalificarán la gestión de Cargo. Lo más importante al momento de una auditoria es mantener la documentación correspondiente al día, mantener un correcto orden en los diferentes puestos de trabajo y brindar la información precisa y sin rodeos. 

36. RESULTADOS 

Los resultados son la consecuencia del correcto desenvolvimiento del Plan a través del tiempo. Estos pueden ser positivos o negativos según sea la aplicación de las acciones del Plan. Un resultado positivo es la obtención de una certificación ISO, mientras que uno negativo es la condición contraria. Así mismo se aplica para la vida: Así como son nuestras acciones, así serán los resultados. 

37. OBSERVACIONES 

Mantener siempre una posición firme y tenaz para sacar adelante el proyecto, pero con los pies bien puestos sobre la tierra.Una buena planeación trae consigo buenos resultados. 

38. PLAN DE CONTINGENCIA 

No quiero seguir por el mismo camino de la espera de una vacante en una empresa, pues mi objetivo al estudiar esta carrera es el de montar mi propia empresa. Y tampoco quiero ser pesimista pero el plan de contingencia al no poder llevar a cabo este proyecto es irónicamente lo que no quiero hacer: Buscar Empleo. 

39. PLAN DE MEJORAMIENTO

El Plan de mejoramiento se da durante la marcha del proceso en si. Este plan como su nombre lo indica son un conjunto de acciones encaminadas a mejorar algo que no está funcionando adecuadamente dentro de la empresa y que puede redundar en mejorar un resultado; por ejemplo no se está prestando un adecuado servicio al cliente. En este caso hay que hacer especial hincapié en las estrategias para corregir la situación, como por ejemplo montar un call center o hacer visitas personalizadas a cada cliente etc. 

40. RECOMENDACIONES 

La primera y más importante es contar con un sentido ético y moral a nivel tanto personal como de empresa, es decir contar primero con Dios y obrar de buena fé. Una segunda recomendación y muy importante también es seguir los parámetros de ley. La tercera recomendación radica en un trato cordial hacia empleados, proveedores y principalmente hacia clientes. 

41. APROBACIÓN

La aprobación del plan corre por cuenta de la Gerencia de la empresa. Es otro punto clave en la ejecución del Plan porque a último momento se puede encontrar un error o se le pueden hacer ajustes y que traerán consigo buenos resultados al momento de llevar a cabo el Plan. 

42. CONCLUSIONES 

Toda organización, sin importar su naturaleza debe contar con un Plan Operativo basado en un Plan Estratégico, para lograr buenos resultados en las operaciones o bien para mejorar las que están en funcionamiento.El Plan Operativo debe ser la base sólida en la que se fundamentan todas las operaciones de la empresa.El Plan Operativo es pilar de desarrollo y rentabilidad.